Les obligations comptables du médecin libéral dépendent de son mode d’exercice, et peuvent comporter certaines spécificités. Sachant qu’il est relativement difficile de s’y retrouver, et que le traitement comptable prend du temps, il est généralement recommandé de s’adresser à un cabinet d’expertise comptable. Un spécialiste peut prendre en charge tout ou partie de la comptabilité. Il peut conseiller le praticien sur la gestion de son activité libérale.
Sommaire :
- Zoom sur la comptabilité des médecins libéraux
- Obligations comptables et forme juridique d’exercice
- Régime fiscal des médecins libéraux
- Les spécificités comptables des médecins libéraux
- Spécificités fiscales et sociales des médecins libéraux
- Les documents comptables à tenir par le médecin libéral
- L’expert-comptable et le médecin libéral
Zoom sur la comptabilité des médecins libéraux
La comptabilité du médecin libéral repose sur des principes et des normes particulières. Elle vise à assurer une gestion financière rigoureuse de l'activité professionnelle, à garantir la transparence et la régularité des comptes, ainsi qu'à fournir des informations fiables pour prendre des décisions éclairées.
Les médecins libéraux peuvent tenir eux-mêmes leur comptabilité ou faire appel à un expert-comptable. Dans tous les cas, la comptabilité doit être régulièrement mise à jour, suivant un plan comptable adapté à l'activité professionnelle.
La comptabilité des charges et des produits du médecin libéral est une étape clé pour une gestion financière efficace de l'activité professionnelle. Elle permet de suivre les différentes sources de revenus et de charges, de les imputer correctement dans les comptes et d'obtenir une vision globale de la situation financière de l'entreprise.
Les charges peuvent être classées en différentes catégories comme :
- les charges de personnel
- les charges d'exploitation
- les charges financières
- les charges exceptionnelles
De même, les sources de revenus peuvent être classées en différentes catégories, telles que :
- les honoraires perçus auprès des patients
- les remboursements de la sécurité sociale
- les indemnités journalières
Obligations comptables et forme juridique d’exercice
Les médecins libéraux exercent une activité professionnelle indépendante et sont considérés comme des travailleurs non salariés (TNS). À ce titre, il existe des spécificités comptables des médecins libéraux.
En effet, les médecins doivent tenir une comptabilité régulière et précise de leur activité professionnelle. Cette comptabilité doit être en conformité avec les normes en vigueur.
Les médecins libéraux doivent également respecter des échéances précises en matière de déclaration fiscale et de paiement des cotisations sociales. Ainsi, ils doivent déclarer leur revenu professionnel et leurs charges dans les délais impartis. Ils doivent également effectuer des versements mensuels ou trimestriels de cotisations sociales et d'impôts sur le revenu.
L’exercice libéral en nom propre
Lorsqu’un médecin décide de travailler en nom propre, ses obligations comptables sont essentiellement définies par le montant de ses recettes. Si le médecin commence son activité au milieu de l’année, les recettes sont évaluées au prorata temporis.
Par exemple, si un jeune généraliste ouvre son cabinet le 1er juillet et fait une recette de 15 000 euros jusqu’au 31 décembre, sa recette annuelle se calcule comme suit : (1500/6) ×12=30 000. Le CA est ainsi estimé à 30 000 euros.
Les praticiens du secteur 1, qui pratiquent les tarifs conventionnés fixés en accord avec la Sécurité sociale, présentent généralement les recettes les plus modestes, surtout en début d’activité. La consultation est fixée à 25 €, un prix qui représente donc le taux horaire moyen concédé par l’Assurance Maladie. Si le CA annuel de ces généralistes conventionnés ne dépasse pas 32 000 euros, ils n’ont pas de comptabilité à tenir. Leurs revenus imposables sont calculés après un abattement forfaitaire de 34 %. C’est le régime micro BNC (bénéfices non commerciaux).
Les médecins exerçant une activité professionnelle libérale peuvent toutefois gagner plus de 32 000 euros par an. C’est notamment le cas des praticiens des secteurs 2 et 3. Les premiers sont des généralistes ou spécialistes qui choisissent de fixer librement leurs tarifs, et pratiquent des prix légèrement au-dessus des tarifs conventionnés. Les médecins du secteur 3 sont pour leur part des spécialistes qui accordent beaucoup de temps à leur patientèle. C’est par exemple le cas des psychiatres, qui accordent souvent des entretiens de plus d’une heure à leurs patients.
Les médecins dont les recettes annuelles dépassent 32 000 euros doivent tenir une comptabilité de trésorerie. À ce titre, ils doivent remplir quotidiennement un livre des recettes et dépenses. Ils sont également tenus de remplir un registre des amortissements pour les biens immobilisés.
Toutefois, indépendamment de leurs recettes annuelles, les praticiens peuvent opter pour le régime contrôlé, qui consiste à tenir une comptabilité de type « créances-dettes ». Dans ce cas, le médecin doit effectuer un rapprochement bancaire en fin d’année d’exercice.
L’exercice dans le cadre d’une société
Le médecin désirant créer une société d’exercice libéral (SEL) peut le faire seul. Ce sera une SELURL ou société d’exercice libéral unipersonnelle à responsabilité limitée. Dans ce cas, le médecin a le choix de se soumettre à l’impôt sur le revenu (IR) ou l’impôt sur les sociétés (IS). S’il choisit de fonder une société avec des confrères, il existe plusieurs choix de formes juridiques, dont :
- SELAS ou société d’exercice libéral à actions simplifiée ;
- SELAFA ou société d’exercice libéral à forme anonyme ;
- SELARL ou société d’exercice libéral à responsabilité limitée.
Les structures de ce type sont soumises à l’impôt sur les sociétés (IS) et à la taxe sur les salaires. Elles doivent établir une comptabilité complète similaire à la comptabilité des sociétés commerciales. En voici les grands principes :
- C’est le dirigeant d’entreprise (ex : le président) qui doit présenter la comptabilité de l’entreprise et assurer sa sincérité et sa conformité. Afin de respecter les normes, il est plus judicieux de se faire assister par un expert-comptable.
- Il faut tenir la comptabilité en double avec deux livres : le livre journal qui sert à enregistrer chronologiquement tous les mouvements d’entrée et sortie, et le grand livre qui recèle les mêmes informations, mais avec des écritures qui respectent le plan comptable.
- La société doit faire l’objet d’un inventaire annuel, qui inclut l’évaluation des stocks et des amortissements, le recensement des encours et les ajustements nécessaires en fin d’exercice.
- L’organisation comptable de l’entreprise doit être présentée dans un manuel qui présente l’organisation du service comptable, les outils et processus mis en œuvre pour les traitements comptables et l’établissement des comptes annuels.
Les SEL doivent présenter des états financiers annuels composés d’un bilan, d’un compte de résultat et d’une annexe. Toutefois, les sociétés de petite taille (micro-SEL, petite SEL et moyenne SEL) peuvent présenter des documents abrégés. Notons que les SEL obéissent aux mêmes seuils que les entreprises ordinaires. Ainsi, une moyenne SEL doit présenter au maximum un bilan de 20 millions d’euros, un CA de 40 millions d’euros et 250 salariés, tout comme les moyennes entreprises au sens économique du terme.
Sachant que les dirigeants de SEL doivent s’acquitter d’obligations comptables plus complexes, il est fortement conseillé de recourir à un cabinet d’experts-comptables. Cela permet de gagner du temps, tout en ayant l’assurance de tenir une comptabilité aux normes.
Régime fiscal des médecins libéraux
La tenue de la comptabilité, et surtout la déclaration des revenus, dépend également du régime d’imposition auquel est soumis le médecin libéral.
Régime du micro BNC
C’est le régime qui correspond aux professionnels de santé libéraux dont la recette est inférieure à 32 000 euros par an. Cela dispense le médecin de tenir une comptabilité, il doit seulement remplir un livre des recettes journalières. Il n’y a pas de liasse fiscale à produire, le médecin effectue sa déclaration sur le formulaire n° 2042C.
Si la recette annuelle ou proratisée d’un praticien dépasse ce seuil dès la première année, il ne peut plus être soumis au régime micro BNC. Dans le cas où la recette dépasse les 32 000 euros durant deux années de suite hors première année, le médecin est également obligé de suivre un régime déclaratif plus détaillé.
Le régime de la déclaration contrôlée
Ce régime concerne les médecins libéraux dont la recette dépasse 32 000 euros par an. Il implique plusieurs obligations comptables et organisationnelles :
- Établir une comptabilité de trésorerie ;
- Conserver les documents comptables ;
- Tenir un compte bancaire professionnel ;
- Établir des comptes annuels comprenant un bilan et un compte de résultat comptable.
Le bénéfice professionnel doit être reporté sur la déclaration de revenus 2042, et le médecin doit réaliser la déclaration fiscale 2035.
Les spécificités comptables des médecins libéraux
Il existe des spécificités comptables des médecins libéraux. Leur activité professionnelle se caractérise par une grande variété de revenus et de charges. Les médecins libéraux ont en effet des sources de revenus et de charges multiples. La comptabilité des médecins libéraux doit donc être capable de prendre en compte ces spécificités.
Elle doit permettre de différencier les sources de revenus et de charges et de les imputer correctement dans les comptes. Elle doit également être en mesure de suivre les mouvements de trésorerie et d'anticiper les échéances de paiement pour éviter les problèmes de trésorerie.
La TVA
Les actes médicaux ne sont pas soumis à la collecte de TVA. De ce fait, le praticien ne facture pas la TVA à ses patients, et n’a pas de taxe à récupérer. Toutefois, il existe certains actes qui donnent lieu à la collecte de TVA, car ils ne sont pas à visée thérapeutique :
- La chirurgie esthétique qui vise exclusivement des objectifs esthétiques ;
- Les conseils payants sur d’autres produits que les médicaments ;
- La vente de médicaments ;
- Les animations de séminaires ;
- Les droits d’auteur ;
- L’expertise auprès des tribunaux.
Les dépenses mixtes
Les dépenses mixtes ont lieu lorsque le praticien installe son cabinet dans le même bâtiment que son domicile. Dans ce cas, le cabinet professionnel partage certaines dépenses avec le local privé :
- Le loyer, la taxe foncière et d’autres dépenses relatives au local ;
- Les frais de voiture, qui sont généralement calculés en termes de kilométrage, et englobent toutes les courses effectuées dans le cadre professionnel ;
- Les frais de personnel, lorsque le médecin emploie la même personne pour son cabinet et son domicile (ex : femme de ménage).
Il existe des méthodes pour calculer la part professionnelle de ces dépenses mixtes, mais c’est souvent assez compliqué.
Les dépenses spécifiques
Le nettoyage des vêtements utilisés dans le cadre professionnel représente un poste de dépense spécifique pour le médecin libéral. Il doit inscrire les frais de blanchisserie dans son livre des recettes, et l’apprécier au prorata si les vêtements à usage professionnel sont blanchis avec les vêtements à usage privé.
Les honoraires dus au remplaçant représentent une autre dépense spécifique, qui fait partie des frais déductibles. Lors des déclarations fiscales, ces sommes doivent être inscrites sur une fiche DAS2.
La gestion des dépenses et amortissements
Le médecin libéral doit porter une attention particulière aux achats, qui peuvent être comptabilisés dans les petits outillages ou immobilisés. En règle générale, les acquisitions de moins de 500 euros sont considérées comme de petits outillages, tandis que les meubles dont la durée de vie dépasse un an doivent rentrer dans les immobilisations.
Toutefois, il existe une distinction entre les meubles utilisés au sein d’un cabinet médical. En effet, les « meubles meublants », terme regroupant le mobilier à usage médical (ex : tabouret ou lit de consultation) font toujours partie du patrimoine du cabinet même s’ils coûtent moins de 500 euros. Par conséquent, ils doivent être immobilisés. De même, lorsque le praticien décide de renouveler l’intégralité du mobilier (ex : chaises de la salle d’attente), cela doit être immobilisé.
En revanche, pour le changement d’un meuble isolé et pour un usage ordinaire (ex : petite table de la salle d’attente), il est possible de comptabiliser la nouvelle acquisition comme du petit outillage, même si sa valeur dépasse 500 euros.
Spécificités fiscales et sociales des médecins libéraux
Certains médecins peuvent bénéficier d’exonérations fiscales sous conditions.
Les exonérations des médecins généralistes
Voici les exonérations dont les généralistes peuvent bénéficier :
- Lorsqu’un généraliste est inscrit à la Permanence de soins ambulatoires ou PDSA, les revenus obtenus dans le cadre de cette PDSA sont défiscalisés, avec un maximum de 60 jours par an.
- Les médecins qui ouvrent un cabinet dans une zone de revitalisation rurale (ZRR) avant le 31 décembre 2020 sont temporairement exonérés d’impôts et de charges sociales.
- Les médecins conventionnés du secteur 1 peuvent profiter d’un abattement de 3 % sur les recettes conventionnelles et les frais du groupe 3. Ce, à condition de se soumettre à la majoration des revenus de 25 %.
Les exonérations liées à l’adhésion à une AGA
Lorsqu’un médecin adhère à une association de gestion agréée ou AGA, il peut bénéficier de plusieurs avantages fiscaux :
- Non-majoration de 25 % lors du calcul des revenus ;
- Déduction du salaire du conjoint associé ;
- Reprise fiscale au bout de 2 ans au lieu de 3 ans.
Ainsi, le recours à un expert-comptable permet au médecin de se consacrer en toute quiétude à son travail, tout en lui offrant des avantages fiscaux intéressants.
Les cotisations sociales des médecins en exercice libéral
Comme toutes les personnes exerçant une activité professionnelle, le médecin libéral doit payer les cotisations habituelles à l’Urssaf :
- La CSG (Contribution sociale généralisée) ;
- La CRDS (Contribution au remboursement de la dette sociale) ;
- L’allocation familiale.
Par ailleurs, le médecin doit respecter la déontologie médicale et adhérer à l’Ordre des médecins de sa localité. Par exemple, un praticien exerçant à Lyon doit être inscrit à l’Ordre des médecins de Lyon. À ce titre, le médecin doit s’acquitter de plusieurs cotisations spécifiques :
- La cotisation à l’Ordre des médecins ;
- La cotisation aux unions professionnelles ;
- La cotisation pour la formation professionnelle.
Les documents comptables à tenir par le médecin libéral
La comptabilité des professions libérales comme celle des médecins implique la tenue de différents documents comptables pour assurer une gestion financière efficace. Ces documents comprennent notamment :
- Le livre-journal : c'est le document comptable de base, qui enregistre les mouvements de trésorerie et les opérations de l'entreprise.
- La balance comptable : elle permet de vérifier que les opérations enregistrées dans le livre-journal sont correctement imputées et qu'elles respectent les équilibres financiers de l'entreprise.
- Le compte de résultat : il permet d'analyser les charges et les produits de l'entreprise sur une période donnée.
- Le bilan comptable : il présente la situation financière de l'entreprise à un instant donné, en indiquant notamment les actifs, les passifs et le patrimoine de l'entreprise.
L’expert-comptable et le médecin libéral
Face aux nombreuses spécificités comptables et fiscales qui encadrent l’activité du médecin exerçant en libéral, il est nécessaire de se faire accompagner par un spécialiste. L’expert-comptable peut réaliser la totalité de la comptabilité du médecin ou de la SEL, assurant ainsi la régularité et la sincérité des comptes tout en laissant le praticien se consacrer à son métier.
Il est également possible de confier uniquement les révisions et l’établissement des comptes annuels au cabinet d’expert-comptable. Dans ce cas, les SEL ont intérêt à adopter une solution métier adaptée afin d’assurer le traitement comptable au quotidien. L’expert-comptable peut aussi représenter la société ou le médecin devant les administrations fiscales, et effectuer toutes les déclarations sociales et fiscales dues chaque année.
Pour les médecins qui projettent de se mettre à leur compte, l’expert-comptable représente un précieux conseil pour l’établissement des prévisionnels, surtout les prévisionnels fiscaux.
En somme, la comptabilité du médecin libéral est une tâche complexe qui nécessite une connaissance approfondie des obligations comptables et des particularités liées à l'activité professionnelle. Les médecins libéraux doivent être en mesure de maîtriser les pratiques comptables professionnelles pour assurer une gestion financière efficace de leur activité. Les experts AFEX se tiennent à vos côtés pour répondre à vos interrogations ! N'hésitez pas à contacter notre cabinet comptable en Essonne.
