Bien souvent susceptible d’avancer des frais pour le compte de l’entreprise, le gérant majoritaire ou minoritaire n’est pas exactement soumis aux mêmes droits que les salariés non gérant. Mais quels sont les frais remboursables et sont-ils totalement exonérés de charges sociales ?
Remboursement des frais de repas
Une des dépenses les plus courantes pour les gérants de société est sans conteste les frais de restauration. Qu’il s’agisse d’un repas seul, lors d’un déplacement professionnel ou alors d’un repas d’affaires avec des prospects ou des clients. Il faut savoir que tous ces repas ne sont pas perçus de la même manière selon l’administration fiscale.
Les repas d’affaires
Il s’agit des repas où vous êtes accompagnés d’autres personnes ayant un intérêt pour votre entreprise : partenaires, clients, prospects, expert-comptable… Ceux-ci peuvent être entièrement remboursés lorsque les gérants ont fait une avance de frais. Bien évidemment pour pouvoir être remboursé, vous devez conserver la facture indiquant le montant exact, celui où se trouve le montant de TVA. Attention, car aujourd’hui avec les nouvelles caisses enregistreuses des restaurants vous devez bien souvent explicitement demander le reçu avec TVA.
Les repas personnels du gérant
Dans le cas où votre repas ne concerne que le gérant alors le remboursement est plus délicat à obtenir.
Pour les sociétés assujetties à l’IS, il n’est tout simplement pas possible de prendre en charge le repas par l’entreprise lorsque celui-ci se fait sur le lieu de travail ou à proximité. Evidemment si vous êtes en déplacement à l’étranger ou à plusieurs kilomètre la situation est différente.
En revanche si vous êtes à la tête d’une EURL assujetties à l’IR, alors les frais de repas peuvent être remboursés à condition que la distance de votre travail à votre domicile soit trop grande.
En plus du remboursement des frais engagés pour les repas, lorsque ceux-ci sont éligibles, vous pourrez les déduire du résultat de l’entreprise. Pour être conforme aux attentes de l’administration fiscale, vous devrez indiquer quelles sont les personnes vous ayant accompagnés ainsi que le nom de leur entreprise.
Remboursement des frais de déplacement
Après les avances de frais pour les repas, la deuxième dépense la plus courante pour les gérants de société se retrouve dans les frais de déplacement. Parmi les frais remboursables par l’entreprise se trouve :
- les indemnités kilométriques
- les péages
- les stationnements et parking
- les billets de train, avion, bateau, bus, métro…
- les hôtels
- les repas
Tous ces frais peuvent être remboursés au gérant de société s’ils sont dans l’intérêt de la société évidemment, à l’exception des trajets domicile travail et des frais de repas cité précédemment.
Tout comme pour les remboursements de frais de repas, les frais de déplacement engagés par les gérants de société doivent être détaillés de l’euro à l’euro et non sous forme de forfait au risque d’être reconsidéré comme une rémunération supplémentaire.
Remboursement des frais d’habillement
Les conditions pour que les frais d’habillement soient déductibles du résultat et aussi remboursables pour le gérant sont très strictes.
L’unique condition est d’en avoir une nécessité absolue dans l’exercice de son activité. Ce qui est par exemple le cas des avocats avec leur robe, des professionnels du bâtiment avec des chaussures de sécurité et des équipements adaptés…
Remboursement des frais de loyer
Parfois et notamment au début de l’activité, les gérants de société décident d’exercer leur activité depuis leur domicile personnel. Dans ce il est possible de demander le remboursement d’une partie du loyer et des charges inhérentes (électricité, chauffage, internet, téléphone…).
N’imaginez tout de même pas demander le remboursement de l’intégralité du montant du loyer et des charges. Pour vous accompagner, n’hésitez pas à demander l’avis de nos experts comptables.
Dans certains cas il existe d’autres dépenses qui peuvent faire l’objet d’un remboursement par la société. En cas de doute nos experts comptables peuvent vous répondre.
