Les commerçants se sont lancés dans le commerce en ligne, non sans réticence. La technologie et les transactions financières sur le web pouvant faire peur. En tant que e-commerçant, connaissez-vous les pratiques légales et comptables que vous devez effectuer ? Nous vous éclairons à ce sujet !
E-commerçant
Un e-commerçant vend ses produits ou prestations en ligne, via un site marchand. Jusqu’à l’année dernière, les petits commerçants français étaient « à la traîne », faute d’envie, de nécessité ou de temps à consacrer à cette activité. La crise Covid-19 et ses conséquences en termes de fermeture d’entreprise au public a eu pour heureux résultat des avancées en matière de pratiques commerciales. Les commerces locaux sont eux aussi entrés dans l’ère du digital. Divers dispositifs et accompagnements leur ont permis de franchir le pas de l’e-commerce !
Les créations de sites web e-commerce ou de pages de vente sur les réseaux sociaux se sont ainsi démocratisées.
Qui dit commerce, dit obligations !
Pour les commerçants déjà en activité avant la distribution d’une partie de leurs produits en ligne, il n’y a rien de bien nouveau. Mais pour un e-commerce nouvellement créé, il peut être utile de rappeler certaines obligations légales et comptables.
Il y a en effet des obligations à respecter : après la validation d'une commande, en termes de réalisation d'une facture et de saisie comptable de vos dépenses et de vos ventes.
Vous devez aussi procéder à l’ouverture d’un compte bancaire (professionnel ou non) dédié uniquement à l’activité.
Validation de commande
Lorsqu’une commande est validée, vous devez en accuser réception par voie électronique dans un délai raisonnable. Cette procédure garantit que la commande a bien été enregistrée. Attention, vous devez aussi savoir que le client bénéficie d'un délai de rétractation.
Facturation
Chaque vente donne lieu à l’émission d’une facture (art L441-3 du code du commerce) : généralement, une facture au format dématérialisé est envoyée par mail et une autre au format papier expédiée en même temps que la commande. Vous devrez l'archiver.
Les factures suivent un formalisme bien précis, ainsi que des mentions obligatoires. Renseignez-vous auprès de nos services.
Paiement de la commande en ligne
Le commerçant a le droit d’encaisser le règlement dès la validation de la commande. Mais il lui est aussi possible de choisir d’encaisser le montant à l’expédition des articles.
Vous pouvez opter pour un ou plusieurs moyens de paiement, voire un règlement en boutique si vous proposez le click and collect.
Enregistrements comptables
Vous devez vous munir d’un logiciel de facturation. Vous (ou votre cabinet comptable) devrez enregistrer divers documents professionnels : factures (achats et ventes), bordereau de charges sociales, impôts et taxes… selon une codification bien précise.
Votre expert-comptable peut vous conseiller en la matière.
Comptes annuels et déclarations obligatoires
Vous devrez peut-être réaliser des déclarations de TVA, si vous êtes redevable de cet impôt.
Il vous faudra établir les comptes annuels de votre entreprise (bilan, compte de résultat et annexes) et réaliser en ligne les déclarations sociales et fiscales, aux bonnes dates.
Gérer une entreprise peut s’avérer complexe et chronophage. Un expert-comptable peut vous conseiller et surtout vous accompagner dans sa gestion quotidienne, demandez-nous un devis.
