Le fichier des écritures comptables (FEC) est, comme son nom l’indique, un document comptable à réaliser de manière annuelle par toutes les sociétés qui tiennent leur comptabilité à l’aide de moyens informatisés. AFEX apporte toutes les explications nécessaires sur cette notion de FEC.
Qu’est ce qu’un fichier des écritures comptables ?
Un fichier des écritures comptables permet, lors d’un contrôle fiscal, de rendre compte des diverses données et écritures comptables recensées dans les journaux de comptabilité. Ces éléments doivent figurer dans l’ordre chronologique et doivent respecter la mise en forme comme indiquée par l’article A47 A-1 du Livre des procédures fiscales (code journal, libellé journal, date de comptabilisation, numéro et libellé de compte, montant…).
Pour le produire, il faut que la société réalise sa comptabilité de manière informatisée. Le FEC est alors directement produit par le logiciel comptable de l’entreprise. Pour être certain que le FEC soit conforme, il est indispensable d’utiliser un logiciel spécialisé.
Qui est concerné par le fichier des écritures comptables ?
Il faut savoir que dès lors qu’une entreprise relève du régime d’imposition au réel, elle est alors concernée par la tenue d’un fichier des écritures comptables. De manière générale, c’est le cas pour :
- les entreprises agricoles
- les sociétés soumises à l’impôt sur les sociétés (IS)
- les sociétés relevant du régime des bénéfices non commerciaux (BNC)
- les sociétés relevant du régime des bénéfices industriels et commerciaux (BIC)
Deux exceptions existent tout de même. En effet, les micro-entreprises, n’ayant aucune contrainte spécifique en termes de comptabilité, ne sont pas soumises au FEC. La SCI soumise à l’impôt foncier et dont tous les associés sont des personnes physiques et n’étant pas liés à des obligations comptables commerciales se trouve également exemptée de cette obligation.
Les risques encourus en cas d’absence de FEC
Il est important de noter que les sociétés concernées par le FEC peuvent encourir certaines sanctions si elles sont dans l’impossibilité de présenter ce document à l’administration fiscale en cas de contrôle de comptabilité. En effet, une amende de 5000 € peut être attribuée à toute structure en cas d’absence du FEC. De plus, si le fichier des écritures comptables est remis mais n’est pas conforme, une majoration de 10 % des droits appliqués à la charge du contribuable.
Modalités et délais pour remettre le FEC
En cas de contrôle physique par l’administration fiscale, le FEC devra être fourni immédiatement, de manière dématérialisée mais sur un support physique comme une clé USB par exemple.
Dans le cas d’un contrôle à distance, le délai pour remettre le FEC au contrôleur est de 15 jours et ce, à compter de l’avis de réception d’examen. Il est alors possible de transmettre le fichier des écritures comptables par voie électronique ou bien par voie postale via un recommandé contenant une clé USB.
Nos conseillers AFEX peuvent vous accompagner dans la rédaction de vos écritures comptables et tout autres documents comptable concernant votre société.
