L’an dernier déjà, le Gouvernement avait pris des mesures relatives au premier confinement permettant aux entreprises de décaler ou d’adapter l’organisation de leurs assemblées générales. Cette fois encore, c’est par une ordonnance en date du 2 décembre 2020 que l’exécutif a remis en œuvre ces mesures.
Les différentes facilités concernant la tenue des assemblées générales sont ainsi prorogées jusqu’au 1er avril 2021.
Une simple consultation écrite des associés est permise
Parmi les mesures prises par le Gouvernement, figure la possibilité d’exercer son droit de vote en assemblée par correspondance ou dans le cadre d’une correspondance téléphonique. La seule condition étant qu’une mesure administrative limite ou interdise les déplacements à la date prévue par l’assemblée.
Plusieurs conditions doivent dans ce cadre être réunies pour permettre aux associés d’être consultés et de voter par correspondance :
- Les associés doivent recevoir tous les documents nécessaires à la tenue classique d’une assemblée. Nous penserons notamment à la convocation à l’assemblée ainsi qu’au rapport gestion.
- Les règles de quorum et de majorité doivent être strictement identiques à distance qu’en présentiel.
- Les associés doivent avoir un délai minimal de 15 jours pour soumettre leur vote à compter de la réception des projets de résolution.
- Le vote doit être exprimé par écrit, qu’il soit papier ou électronique. Il doit par ailleurs être clair et non équivoque et non conditionnel.
- Un procès-verbal doit être établi par le gérant de la société.
Une place pour la visioconférence lors du vote ?
À titre exceptionnel, les associés peuvent opter pour un vote par visioconférence ou conférence téléphonique. Pour ce faire, il est nécessaire que chacun des associés soit parfaitement identifié du début à la fin de l’assemblée. Comme pour le vote par correspondance, les documents doivent être identiques à ceux proposés lors d’une assemblée générale classique et être fournis aux associés au moins 15 jours avant la réunion de l’assemblée. La convocation doit être adressée en bonne et due forme.
Il est nécessaire de consulter votre expert-comptable avant d’organiser une assemblée générale à distance afin de vous assurer de respecter le formalisme requis par l’ordonnance.
