Les conventions réglementées sont nécessaires pour éviter tout conflit d’intérêts en cas d’accord passé entre une société et un administrateur. Elles sont régies par des procédures de contrôle bien déterminées selon le type de société concerné, et leur mise en place nécessite souvent l’intervention d’un spécialiste. L’expert-comptable, mais aussi le commissaire aux comptes, sont des professionnels qualifiés pour accompagner ce type de démarche.
Qu’est-ce qu’une convention réglementée ?
Les conventions réglementées sont des actes juridiques passés entre une société ou association d’une part, et une personne physique ou morale possédant des intérêts dans cette société ou association d’autre part.
Distinction entre conventions courantes, réglementées et interdites
Il existe trois types de conventions passées au sein d’une société, qu’il convient de distinguer au préalable :
Les conventions courantes ou libres
Elles regroupent toutes les opérations courantes conclues dans des conditions normales dans le cadre des activités d’une société. Elles ne sont soumises à aucune procédure d’autorisation particulière.
Les conventions interdites
Il s’agit de conventions clairement identifiées, et dont la conclusion est interdite. Ce sont :
- Les emprunts contractés par un dirigeant ou un associé auprès de la société ;
- Le consentement d’un découvert par la société au profit d’un dirigeant ou associé ;
- L’usage de la société pour faire cautionner un engagement auprès d’un tiers.
La conclusion d’une convention de ce type est sanctionnée par la nullité de l’acte. Elle entraine l’engagement de la responsabilité civile, voire pénale, du dirigeant ou associé concerné.
Les conventions réglementées
Ce type de convention est passé entre la société et une personne morale ou physique qui appartient également à cette société, et qui ne sont ni interdites ni courantes. Elles sont soumises à une procédure de contrôle particulière, et concernent certaines personnes bien déterminées.
Les personnes visées par une convention réglementée
Les conventions réglementées concernent les actes passés entre une entité (société ou association) et l’une des personnes suivantes :
- Les gérants et associés personnes physiques des SARL ;
- Le président ou autre dirigeant des SAS ;
- Le dirigeant de la société mère ou personne morale directrice des SAS ;
- Les directeurs généraux, les directeurs délégués, les membres du directoire et du conseil d’administration, les membres du conseil de surveillance des SA ou des sociétés européennes ;
- Les associés ou actionnaires des SA et SAS, qui détiennent plus de 10 % des droits de vote ;
- Les dirigeants d’une association subventionnée ayant reçu plus de 153 000 euros sur un an, ou qui exerce une activité économique.
Les conventions peuvent être passées directement ou indirectement par personne interposée.
Quelques exemples de conventions réglementées
En général, les conventions réglementées ont un impact financier significatif pour l’entreprise et l’association, et présentent des intérêts pour les personnes visées.
La rémunération du dirigeant
En principe, la détermination de la rémunération du dirigeant ne constitue pas une convention réglementée, car c’est généralement l’assemblée générale qui s’en charge. Toutefois, une augmentation significative de la rémunération ou l’attribution d’une indemnité exceptionnelle (mission, mandat) ou toute modification du contrat de travail doit être soumise à une procédure de contrôle.
Achat, location ou vente d’un bien
Dans le cas où l’entité achète un bien ou conclut un bail concernant un bien possédé par le dirigeant de ladite entité, cela doit faire l’objet d’une convention réglementée. De même, si la société ou l’association vend un bien à un dirigeant ou associé dans des conditions anormales (à vil prix, par exemple), l’acte est soumis à une procédure de contrôle.
Les comptes courants
La création d’un compte courant au profit d’un dirigeant ou d’un associé, et qui n’est pas prévu dans les statuts, constitue une convention réglementée. L’abandon de créance en compte courant entre un titulaire et la société représente également une convention réglementée.
La procédure de contrôle des conventions réglementées
La procédure peut être plus ou moins simplifiée selon la société concernée.
Procédure de contrôle des SARL
Pour les sociétés à responsabilité limitée, les conventions réglementées passées entre la société et un dirigeant non associé sont approuvées a posteriori. Voici les étapes de la procédure de contrôle :
- La rédaction d’un rapport spécial par le dirigeant. Pour établir ce document, il doit mentionner la liste des conventions à approuver, les noms des personnes concernées, la nature et l’objet des conventions, leurs modalités essentielles (ex. : prix), ainsi que la portée de l’engagement de la société ;
- Présentation du rapport à l’assemblée générale ordinaire (AGO) ou communication écrite aux associés au moins 15 jours avant le vote ;
- Vote des associés, sauf les personnes intéressées qui ne sont pas prises en compte dans le calcul du quorum ni de celui de la majorité.
Pour les SARL qui disposent d’un ou plusieurs commissaires aux comptes (CAC), ces derniers doivent présenter les conventions pour une approbation préalable de l’AGO avant la remise du rapport pour vote.
Même si l’AGO n’approuve pas les conventions, elles continuent à courir. Toutefois, en cas de conséquences préjudiciables à la société, seul l’intéressé cocontractant des conventions sera responsable de ces effets.
Dans le cas d’une EURL, les conventions passées avec l’associé unique doivent figurer dans son registre des décisions. Si elles sont passées avec un gérant non associé, elles doivent d’abord faire l’objet d’une autorisation préalable de l’associé unique.
Procédure de contrôle des SAS
Pour les sociétés à actions simplifiées, voici les étapes à suivre :
- L’établissement d’un rapport spécial par le directeur ou le CAC ;
- Présentation du rapport, qui doit être soumis à l’approbation des actionnaires ;
- Vote des actionnaires pour l’approbation des conventions ou non.
Les statuts de la SAS doivent prévoir les modalités de vote. Le dirigeant concerné par la convention peut prendre part au vote des assemblées générales sauf si les statuts l’interdisent. Par ailleurs, le vote peut être effectué lors d’une assemblée générale annuelle d’approbation des comptes ou lors d’une AGO organisée pour l’occasion.
Dans le cas d’une SASU, les conventions doivent être inscrites sur le registre des décisions de l’actionnaire unique.
Procédure de contrôle des SA
Le cas des sociétés anonymes est le plus complexe. Voici les étapes à suivre :
- Le dirigeant intéressé doit informer le conseil d’administration dès qu’il a connaissance d’une convention à propos de laquelle la procédure de contrôle est applicable ;
- Le conseil d’administration procède à une délibération. Il s’agit d’une réelle discussion contradictoire suivie d’un vote ;
- En cas d’autorisation du conseil, ce dernier doit justifier cette décision favorable en exposant l’intérêt de la convention pour la société anonyme, et indiquer les conditions financières qui s’y rapportent ;
- En cas d’approbation par le CA, le président de celui-ci avise le CAC dans le mois qui suit la conclusion des conventions, et ce dernier doit établir un rapport spécial ;
- Le rapport du commissaire aux comptes doit être déposé au siège social au moins 15 jours avant la tenue de l’assemblée ;
- L’AGO statue sur les conventions, le cocontractant ne peut pas voter, il ne compte pas dans le calcul du quorum ni de la majorité. Il faut une résolution pour chaque convention conclue.
Si le conseil d’administration n’approuve pas les conventions, celles-ci sont soumises à l’AGO, et la ratification de l’AGO peut couvrir le refus du CA. En cas de refus de l’AGO, l’application des conventions continue comme pour les SARL et SAS. De même, c’est l’intéressé qui reste seule personne indéfiniment responsable des conséquences dommageables sur la société.
Procédure de contrôle des associations
Un rapport spécial sur les conventions réglementées doit être établi par le commissaire aux comptes de l’association ou, à défaut, par son président. Ce rapport indique notamment :
- La liste des conventions à approuver ;
- La liste des administrateurs ou personnes qui agissent comme mandataire social ;
- Le nom de la personne concernée par la convention ;
- La nature et l’objet des conventions ;
- Les principales modalités de la convention, comme les prix, les délais de paiement, les intérêts et sûretés, etc.
Le rapport est présenté en assemblée générale ou communiqué aux membres le cas échéant. En cas de refus de la part de ces derniers, les conventions peuvent rester applicables, mais les conséquences sont entièrement assumées par les dirigeants concernés.
La détermination d’une convention réglementée (face à une convention courante, notamment) peut s’avérer difficile dans certains cas. Il appartient au juge d’en décider en cas de litige. Par ailleurs, la complexité des procédures de contrôle nécessite l’accompagnement d’un expert-comptable. Il est plus judicieux pour les sociétés et associations de s’adresser à un cabinet confirmé afin de s’assurer le respect du régime des conventions réglementées. Notons que depuis la loi Pacte de 2019, les sociétés cotées doivent publier les informations relatives à ce type de convention sur leur site internet dès la conclusion de l’accord. Il faut notamment mentionner l’objet de la convention, la nature de la relation entre la société et le cocontractant, les conditions financières de la convention et sa date de conclusion. Il est également important d’indiquer les intérêts que la société peut tirer de la convention, dont le rapport entre son prix et le bénéfice annuel de la société.
N’hésitez pas à vous tourner vers notre cabinet de commissaire aux comptes et d’expertise comptable pour plus d’informations et pour vous accompagner dans la détermination de vos conventions réglementées.
