Véritable outil de gestion, la carte carburant pro est de plus en plus plébiscitée par les professionnels et leurs employés.
La carte carburant pro en quelques mots
C'est une carte de paiement réservée à certaines dépenses, telles des dépenses de carburant, des dépenses d'entretien du véhicule, des frais de péage d'autoroute ou de stationnement en parking.
L'entreprise détermine les modalités d'utilisation de cette carte. Elle est libre également de l'associer à un véhicule ou bien à un employé.
La carte carburant pro est :
- soit prépayée, dans cette option, l'employeur veille à la créditer régulièrement ;
- soit post-payée et dans ce cas l'entreprise réceptionne une facture correspondant au mois complet, en début de mois suivant.
La carte carburant pro : de nombreux avantages pour une entreprise.
La carte carburant pro permet de contrôler les dépenses du poste carburant.
D'un point de vue de la gestion de ce type de dépense, une facture unique sur laquelle apparaissent toutes les transactions accompagnées des différents taux de TVA, est appréciable. Cela réduit en effet le temps et les erreurs de saisie liés aux nombreux justificatifs de dépenses.
Elle facilite ainsi le travail de la personne chargée des vérifications des dépenses et de l'utilisation de la carte.
La fixation d'un plafond sécurise également son utilisation.
La carte multi-enseignes, quant à elle, peut être associée à d'autres services que le carburant. L'entretien du véhicule peut être inclus tout comme le paiement des transactions des télépéages, ainsi que des frais de stationnement dans certains parkings.
Pour le salarié, elle lui évite une avance de frais et la production de notes de frais fastidieuses à renseigner. La perte de certains justificatifs est ainsi solutionnée.
Fonctionnement d'une carte carburant pro
L'entreprise peut louer ou acheter une carte carburant pro.
- une carte achetée a une durée et un crédit limités. Elle est utilisable dans la chaîne du groupe pétrolier et parfois dans son réseau de partenaires.
- une carte louée fonctionne comme une carte bancaire. Elle est généralement associée à un véhicule donné. La durée de validité de la carte est soit de 1 à 2 ans, soit liée à la durée de location d'un véhicule. Elle peut aussi être utilisable dans un réseaux de partenaires de l'enseigne.
Carte carburant de type carte bancaire
Son fonctionnement est identique à celui d'une carte de paiement traditionnelle. Le détenteur de la carte doit composer un numéro d'identification véhicule ou un code chauffeur.
Parfois le kilométrage doit être saisi.
Carte carburant de type carte à bande magnétique
La carte est glissée dans un terminal de paiement. L'employé signe ensuite un reçu sur lequel le kilométrage du véhicule peut être à noté.
Carte carburant de type carte à puce
L'utilisateur est amené à saisir un code pin pour pouvoir l'utiliser. Des informations complémentaires peuvent être à noter de manière à justifier vos déplacements et vos frais.
Les cartes carburant pro sont paramétrables.
Des outils associés à chaque carte vous permette en effet de limiter l'usage de la carte à un type de carburant, à une zone géographique, à un volume en litre préalablement défini ou même à des horaires prédéterminés.
Toutes ces infos sont indiquées aux utilisateurs des véhicules.
Quel prestataire peut me fournir une carte carburant pro ?
Tous les grands groupes pétroliers (Total, Esso…) proposent depuis longtemps ce service.
Il est aussi possible de prendre une carte carburant pro par l'intermédiaire des enseignes de la grande distribution (Carrefour, Leclerc…).
Les entreprises de location de longue durée des véhicules proposent également ce type de produit.
Les offres sont diverses et variées.
Elles permettent grâce à cette concurrence des tarifs attractifs et surtout une véritable adaptation aux besoins des entreprises.
Avant de faire votre choix, n'hésitez pas à prendre contact avec votre expert-comptable. En fonction de votre situation, il vous conseillera au mieux.
